EU Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie - elektronische Signatur bleibt !

Von: Peter tom Suden, Steuerberater, Cuxhaven

Qualifizierte Signatur für Rechnungen - Entschließung des EU-Parlaments

Das EU-Parlament hat am 05. 05. 2010 beschlossen, die qualifizierte elektronische Signatur zu erhalten und gleichberechtigt als Maßnahme der Dokumentensicherheit – neben den (deutlich teureren) Maßnahmen der Prozesssicherheit – zuzulassen.
 
Praxis-Info!

Das EU-Parlament billigte den vorgelegten Vorschlag der EU-Kommission zur Änderung der MwSt-Systemrichtlinie – allerdings nur mit Änderungen. Wesentlich für die deutsche Wirtschaft sind:

1. Erweiterung der sog. Ist-Versteuerung auf Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU); in Deutschland ist dies bereits in § 20 UStG vorweggenommen worden (Entstehung und Abführung der Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Vereinnahmung der Entgelte und nicht bereits bei deren Vereinbarung). Ergänzend wird den EU-Mitgliedsländern fakultativ erlaubt, die Berechtigung zum Vorsteuer-Abzug von der Bezahlung der Rechnung abhängig zu machen (Ist-Versteuerung in Bezug auf den Vorsteuerabzug).

2. Ersatzlose Streichung der Artikel 233, 234 und 235 der MwSt-Systemrichtlinie.

Insbesondere Punkt 2 war in den letzten zwei Jahren ein sehr umstrittenes Thema. Die MwSt-Systemrichtlinie fordert Belegsicherheit bei elektronischen Rechnungen. In Deutschland wird das in § 14 Abs. 3 UStG durch die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur der Rechnung verlangt, die zugleich mit einer Signatur-Prüfung durch den Rechnungsempfänger einhergeht (Dokumentensicherheit). Als alternatives Verfahren der Belegsicherheit ist in Deutschland das EDI-Verfahren erlaubt (Prozesssicherheit). Ausführliche Erläuterungen hierzu finden Sie im "BC – Zeitschrift für Bilanzierung, Rechnungswesen und Controlling" Schwerpunktheft 4/2010 zur Digitalisierung des Rechnungsversands.

Hintergrund

Die EU beklagt seit Langem die nur zögerliche Verwendung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr. Als Ursache hierfür sieht sie die uneinheitlichen Signaturvorschriften in den EU-Mitgliedstaaten. In der deutschen Wirtschaft sind es vor allem große, grenzüberschreitend tätige Unternehmen, die sich durch unterschiedliche Vorgaben zur Rechnungsstellung in den EU-Mitgliedsländern in ihrer Geschäfts- bzw. Rechnungsabwicklung behindert sehen.

Im Jahr 2008 erteilte die EU-Kommission der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PriceWaterhouseCoopers (PwC) den Auftrag, Änderungsvorschläge der MwSt-Systemrichtlinie zu erarbeiten. Gleichzeitig berief die EU-Kommission eine Expertengruppe von 30 Personen, deren Final Report im November 2009 veröffentlicht wurde. Schon bei Bekanntgabe der Änderungsvorschläge von PwC wurden diese kontrovers diskutiert:

• Die Befürworter würdigten die erstrebte Gleichbehandlung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung sowie einen deutlichen Abbau von Bürokratiekosten.
• Die Gegner sahen darin genau das Gegenteil: Sie fürchteten eine Verkomplizierung der Vorschriften sowie eine Überforderung der KMU durch die aus den Änderungsvorschlägen zu entnehmende hohe Komplexität bei der Herstellung von Prozesssicherheit.

Der Final Report heizte die Diskussion weiter an.

Hintergrund der Auseinandersetzung war die beabsichtigte Abschaffung der Dokumentensicherheit (Signaturlösung) und deren Ersatz durch Prozesssicherheit – wie Letztere zu schaffen sei, wäre den Unternehmen überlassen gewesen. Die Sicherheit des elektronischen Belegversands sollte durch eine in den Vorschlägen nicht näher benannte, noch zu schaffende Prüfinstitution erreicht werden.

Konsequenzen des Parlamentsbeschlusses

Nun hat das EU-Parlament beschlossen, die Änderungsvorschläge der Expert Group aus dem Final Report nicht weiter zu verfolgen, sondern stattdessen die Artikel 233 bis 235 ersatzlos zu streichen. Das ist sicherlich ein möglicher Kompromiss. Wird er von der EU-Kommission und in der Folge dann von den EU-Mitgliedstaaten so umgesetzt, hat das in Deutschland bestimmte Folgen:

• Vereinheitlichung der Regeln für den innergemeinschaftlichen Handel.
• Papierrechnung und elektronische Rechnung unterliegen den gleichen „Beweisregeln“. Es gibt dann keine Unterschiede in den Formalitäten mehr. Artikel 232 bleibt ja bestehen. Damit bleiben papiergebundener und elektronischer Rechnungsaustausch wahlfrei erhalten.
• Die EU-Mitgliedstaaten dürfen im Rechnungsaustauschverfahren keine Methoden zur Belegsicherheit vorschreiben. § 14 Abs. 3 UStG (zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts von elektronischen Rechnungen) wäre damit bis zum 31.12.2012 zu ändern. Es wird allerdings keine „unendliche Freiheit der Meere“ geben. Die Schaffung von Belegsicherheit wird methodisch den Unternehmen überlassen. Die Sicherungsverfahren müssen dabei ihren Zweck erfüllen. Hierzu sind sie präzise und nachvollziehbar zu beschreiben. Die EU erhöht somit den Druck auf die Unternehmen, Verfahrensdokumentationen, wie sie schon seit 1995 gefordert werden, zu erstellen und für Prüfungszwecke bereit zu halten. Sie verstärkt auch die Forderung an die Wirtschaftsprüfung und steuerliche Betriebsprüfung, den elektronischen Rechnungsversand in die Prüfungshandlungen einzubeziehen.
• Das Postulat der Gleichbehandlung der Papierrechnung mit der elektronischen Rechnung führt dazu, sich auf den Ursprung der Forderung nach einer „durch einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbaren Buchführung“ zu besinnen. Der audit trail (das Überwachungsspektrum) beginnt beim Beleg und endet im Jahresabschluss sowie umgekehrt (progressive oder retrograde Prüfung), und zwar unter Einbezug aller Nebenbücher. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne – bei Papier: materialisierten – Beleg.

Bei Papierrechnungen und Papierarchiven besteht die Überwachungs-/Prüfungsaufgabe in der Augenscheinnahme; bei elektronischen Rechnungen ist dies der stichprobenweise Nachvollzug der etablierten Rechnungsbearbeitungs-Prozesse.
 
Praxishinweis:

• Zum Zweck der Herstellung und Aufrechterhaltung der Nachvollziehbarkeit einer elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung sind alle wohlkonstruierten und mit einer Verfahrensdokumentation versehenen Verfahren erlaubt. Die EU-Mitgliedstaaten dürfen ab 1.1.2013 keine bestimmte Methode mehr vorschreiben. Damit wird die elektronische Signatur als Mittel der Belegsicherung in der Form der Dokumentensicherheit weiterhin zulässig sein.
• Durch das Verbot der Methodenvorgabe wird allerdings auch die umsatzsteuergesetzliche Vorgabe einer qualifizierten elektronischen Signatur entfallen. Dann wären auch fortgeschrittene Signaturen, die ja nur auf einem gegenseitigen Vertrauen der Geschäftspartner fußen, erlaubt. Der Prüfungsaufwand steigt durch den größeren Einarbeitungsumfang der Prüfer.

Festzuhalten bleibt: Die Belegsicherheit kann wahlfrei in den Grenzen von Dokumentensicherheit oder Prozesssicherheit gestaltet werden. Die Belegsicherheit wird sich nach den Beweisregeln zur Nichtabstreitbarkeit (non-repudiation) hin entwickeln:

• Dokumentensicherheit wird demzufolge nach den Kriterien von Integrität und Authentizität geprüft. Diese Begriffe finden sich zwar nicht mehr im Änderungsvorschlag, sind aber Teil der Beweisregeln zur Nachvollziehbarkeit von Beleg und Buchführung.
• Prozesssicherheit ergibt sich aus der Prozessgestaltung, deren Beschreibung, dem Vergleich mit den Regeln des unternehmensindividuellen „internen Kontrollsystems“ auf ihre Einhaltung, die Überprüfung der Regeln der Aufbewahrung bezüglich des Schutzes der Dokumente vor Veränderung, Verfälschung, Löschung, Manipulation oder Unterdrückung. Die Verfahren zur Prozesssicherheit sollen nach dem Willen des EU-Parlaments gerade nicht standardisiert werden. Das macht ihre Anwendung sehr individuell, schafft aber erst in der nächstkommenden Prüfung (Wirtschaftsprüfung oder steuerlichen Betriebsprüfung) und damit möglicherweise erst Jahre später für das einzelne Unternehmen positive oder gar negative Rechtssicherheit.

Abzuwarten bleibt, wie die EU-Kommission auf die Vorgaben des EU-Parlaments reagiert. Damit liegt das Thema wieder im Feld der Politik und bei den Unternehmensverbänden. Es bleibt also spannend, und die Zeitspanne bis zum 31.12.2012 ist reichlich kurz.

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